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工作流程

外国语学院各部门岗位职责
来自:外国语学院 时间:2020年05月09日 浏览:0字体大小:


党总支委员岗位职责

党总支书记职责

负责本学院思想政治教育工作、党支部工作、做好本院就业创业指导工作;指导学生管理工作和班主任、学生群团组织工作;配合院长做好本院对外服务、专业开发和教职工的管理工作;完成学校领导交办的其他工作。

1、组织开展好本学院各项政治思想教育工作,及时协调解决师生中出现的思想问题和工作问题;

2、按学校党委教职工政治思想教育安排意见,组织好本院教职工政治学习;组织本学院开展政治思想教育调研、总结和经验交流。

3、做好本学院就业创业指导工作。

4、制定并落实教师和党员的发展工作,做好学生教育管理计划;

5、指导辅导员做好学生操行的评定工作;

6、搞好学院团总支、学生会的工作指导。

7.负责对外交流和形象宣传,协助学院院长做好对外服务和专业开发工作。

8、完成学校领导交办的其他工作。

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党总支副书记职责

1、负责学院(专业)学生管理教育工作,领导并指导(专业)辅导员、班主任开展思政工作,每学期根据学院中心工作和院校学生处工作计划制订切合本学院(专业)实际的行动计划,并上报学生处。

2、统筹、协调、处理本学院(专业)班级、同学之间日常管理,思想教育方面出现的问题,疑难和危急情况及时向学生处和学院领导反映,合力解决。

3、在不影响学院和学生处统一安排的前提下,开展学院(专业)学生教育工作和有关活动,针对学生实际,加强学生干部队伍培养,配合党团组织重视对入党积极分子的培养,弘扬现尽,形成良好校纪、学风。

4、指导辅导员、班主任,坚持思政工作进课堂、进公寓、进学生头脑,深入学生、贴近学生、了解和关心学生,及时发现学生中带倾向性问题,关心学生冷暖,营造本学院(专业)良好学习氛围。

5、指导辅导员、班主任,做好特殊学生(家庭困难、学习基础差、心理障碍、不良表现、身体缺陷等)的教育工作,动员方方面面力量,帮助、教育、关心学生成长。

6、努力完成学院和学生处布置的有关工作,为学校工作献计出力,多作奉献。

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党总支组织委员岗位职责

党总支组织委员在党总支委员会领导下负责党总支组织工作,其主要职责是:

1、了解和掌握总支的组织状况,根据需要提出支部的划分和调整意见。会同宣传委员提出组织生活的内容和要求,检查和督促党支部过好组织生活。适时做好总支委员会换届选举及补选总支委员的准备工作。

2、了解和掌握党员的思想状况。协助总支宣传委员和纪检委员做好党员的思想教育和纪律教育;收集和整理党员的模范事迹材料,向总支委员会提出表扬和鼓励建议。

3、做好党员发展工作,了解各支部入党积极分子情况,提出发展党员的意见,向总支会议提出与审议总支建设基层组织、接收党员和预备党员转正有关的议题;在总支内具体办理建设基层组织、接收党员和预备党员转正的手续。

4、做好党员管理工作,根据党总支实际情况做好民主评议党员工作;认真搞好评定先进党支部、党小组和优秀党员的活动;转接组织关系;收缴党费,定期向党员公布党费收缴情况;做好党员和党组织的统计工作。

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党总支宣传委员岗位职责

 

党总支宣传委员在党总支委员会领导下负责党总支宣传工作,其主要职责是:

1、根据不同时期党的工作重心和上级党组织的指示,结合学院党员和群众的思想实际,提出宣传教育工作计划和意见,经党总支集体讨论通过后具体组织实施。

2、提出加强党员教育的意见。组织党员学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和社会主义和谐社会理论,学习党的基本知识、时事政策以及文化业务知识。组织党课学习,积极做好思想政治工作。

3、围绕本学院中心工作,做好宣传动员工作。

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党总支纪律检查委员岗位职责

   

党总支纪律检查委员在党总支委员会和上级纪律检查委员会的双重领导下进行工作,分管党总支的纪律检查工作,其主要职责是:

1、对党员进行党内法规、党风党纪的教育。

2、检查本单位对党的路线、方针、政策的贯彻执行情况。

3、研究本单位党风方面存在的问题,向党总支提出加强党风建设的意见和措施。

4、了解并向学院党总支委员会和上级纪委反映本单位遵纪守法状况。

5、保障党员的民主权利。受理党员和群众的申诉和控告,并及时向学院总支委员会或上级党组织汇报。

6、对党员违犯党纪的问题进行调查,并向学院党总支或上级纪检部门提出处理意见。对受处分的党员进行经常性的考察和教育,帮助他们改正错误。

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外国语学院院长职责

  外国语学院院长是全院各项行政、业务工作的主管领导,向校长负责,其主要职责是:

   1、主持全院各项工作,对本院重大问题在经院党政领导及有关人员会议论证后,作出决策和规划,领导全院教职工贯彻执行上级决策和指示,完成学校下达的教学、科研及其它工作任务,实现院长任期目标。

   2、组织领导本院的教学工作及教研室、实验室、资料室建设、教材建设和课程建设。主持制订各专业教学计划、大纲;审定开课教师名单、教材及试题;检查、督促教学环节的落实和教师工作规范的要求,抓好本院教风、学风建设,提高教育、教学质量。

   3、组织、管理本院的学科建设和科研工作,提高本院学术水平和学科水平。主持制订学科建设与科研工作规划,并组织实施;抓好师资培训、师资队伍建设,特别是学科梯队建设工作,主持本院重要的学术交流活动。

   4、主持制订本院编制使用及岗位设置计划,组织本院的人员聘任工作,提出副院长、各 系部主任、综合办、教务办、学工办主任人选报学校审批;提出报请学校聘任的各级专业技术人员名单;组织学院党政联席会讨论,决定聘用各岗位主任、各级专业技术人员以及本院其他工作人员。

   5、负责本院行政管理。领导并分工副院长及有关人员抓好本院各项经费的管理使用、考勤、考核、奖惩、安全保卫、财产管理、计划生育、审批假期等工作。

   6、协同党总支抓好本院教职工、学生的思想政治工作。关心、解决教职工思想问题及实际困难;组织教师开展“教书育人”的活动,领导并分工副院长抓好班主任工作和学生管理工作。

   7、完成学校下达的其他工作任务。

   8、关心群众生活,对涉及群众切身利益的重大问题,提出工作意见,与院行政、工会密切配合,多为师生员工办实事,帮助解决师生员工的学习工作条件、教工的生活福利、家属工作调动、子女读书就业以及住房等方面碰到的困难。

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外国语学院副院长职责

教学学院设教学副院长和科研副院长两个岗位,分管教学工作和科研工作,向院长负责,其主要职责是:

教学副院长:

   1、负责日常教学管理工作。(教师教学计划编写与执行、教师备课情况的检查、课堂教学质量、日常教学检查)

   2、负责教学方案的执行、教学任务书的确定、安排老师任教课程、课程安排表等有关部门工作。

3、负责正常的考试安排、重考重修和期末考试试卷复查工作。

   4、负责管理各系部工作计划和公开课等活动开展情况。

5、负责学生专业四级、八级、考研指导培训的组织工作。

   6、负责学院教学方面制度的制定与的执行。

   7、负责教材的征订与协调工作。

8、负责实践教学管理工作。

9、负责教学工作量的统计。

10、负责学生的实习工作。

11、参与学院年度教学工作评估及其它事务。

科研副院长:

   1、负责科学研究、教学改革研究项目、学术论文、学术讲座等相关事项。

   2、负责重点课程建设研究项目。

   3、负责学科建设、专业建设、培养目标等研究工作。

4、负责科研方面的规章制度的制定与执行。

   5、负责学院年度网络信息的添加与处理。

6、参与学院年度教学工作评估及其它系部事务。

                                          外国语学院

                                       

外国语学院系(部)主任职责

1、带领系(部)全体人员认真做好教书育人工作。

2、按教学大纲选定教材,分配教学任务,统一教学内容和进度,拟定作业次数和批改办法,并在开学和期末检查系(部)教师的执行情况。

3、每学期抽听系(部)教师上课,总听课节数不少于10节。每学期组织系(部)教师至少上一次观摩课,检查教师相互听课记录,及时与任课老师交流意见。

4、主持期末考试命题,阅卷、试卷分析工作,组织系(部)教学质量评估活动。

5、积极推进教学内容、教学手段的改革,并建立监督机制,对系(部)教师的教学出勤,平时坚持岗位等情况进行检查和督促。

6、负责制定和实施系(部)科研活动计划,每月召开一次以上教研工作会议,研究解决教学、科研中出现的问题。

7、发扬教学民主,经常下到班级征求学生对系(部)课程和教师教学的意见,每学期召开—次学生座谈会收集学生反映,及时向教师反馈,不断改进教学工作。

8、做好系(部)的思想工作和团结工作,关心教师生活,组织教师积极参加校总工会、院分工会组织的各项活动。

9、总结系(部)的工作成绩和经验,把系工作不断推向前进。

10、完成学校和院行政交给的其它任务

  外国语学院


外国语学院教学秘书岗位职责

教学秘书工作直接影响教学正常运转和教学管理的质量。教学秘书必须有高度的责任心,努力做好各项教学管理工作。具体职责如下:

一、教学过程和质量管理

1、协助分管教学的院、系领导检查教学计划执行情况。

2、根据各专业教学计划,做好下学期各年级的开课计划,严格按照教务处的规定将下学期开课计划上报教务处;将开课的教学任务下达教师,并负责此项工作的报表填写、收发、汇总。

3、每学期结束前,安排下学期的课程表,再将定稿的课程表发给师生。

4、维护正常教学秩序,了解教师、学生上课情况,及时处理教学过程中的突发问题,按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

5、定期组织、协调各班级对全体任课教师课堂教学质量进行调查了解,并汇总上报。

二、学生学籍和成绩管理

1、做好各年级学生学籍卡管理工作。对学生的学籍进行审查和处理,每期根据学生学籍异动情况,填写学籍变动表(含参军、休学、复学、降级、退学等),在规定时间内上报。

2、毕业生资格审查、学位审查(学分、处分等)。

3、及时、准确录入各课成绩,并挂网供学生查询。

三、考试过程管理

1、制定各班级的期末考试安排表,落实监考教师,下发考试安排。

2、考场巡视,检查考场秩序和监考教师的出勤情况。

3、组织封卷、试卷分类、装订归档、收集成绩分析、评分标准及参考答案。

4、每学期协助教学院长组织试卷复查工作,汇总试卷复查单。

5、协助教学主管部门做好大学英语、计算机水平考试等统考课程的考务工作,并负责考试证书的发放等。

四、毕业设计(论文)管理

1、配合学校进行毕业设计(论文)过程跟踪管理。

2、协助各专业进行学生毕业答辩资格审查,发放答辩工作中的各种评分及说明表,做好答辩前的各种准备工作等。

五、教学档案的管理

1、收集各种教学信息,管理并存档各专业教学大纲、教学计划、教学日历等教学文件。

2、学院各类教学检查、评估、教学工作记录、总结、各类试卷、成绩单、毕业论文、教育实习等材料的归档管理。

六、其它管理工作

1、及时、准确填报预订教材的清单交教材管理部门,开学及时通知教师和学生领取教材。

2、统计、核实、汇总计算全院教职员工教学工作量,作为教师聘任岗位定级的依据。

3、各级领导交办有关教务方面的其他工作。

                              外国语学院

外国语学院实习负责人岗位职责

为了更好地开展教育实习工作,确保实习各项工作的顺利进行,我院明确规定了相关负责人的岗位职责:

1、成立院实习工作领导小组,由院长负责实习的全面统筹工作,担任小组长,分管实践教学的副院长担任副组长,其他成员由教学法教师、实习班班主任和实习指导教师组成。

2、实习工作领导小组各成员都要为联系实习学校做工作,争取把实习学校放在条件较好的,能解决住宿的地方。

3、由院长及分管实践教学的副院长负责委派实习带队教师。

4、由分管实践教学的副院长和实习年级的年级辅导员制定出当年的教育实习工作计划,以便全面指导本院的教育实习工作。

5、由分管实践教学的副院长和实习年级的年级辅导员安排好实习之前的试教工作。各系部配合该项工作的进行。

6、由院长、分管实践教学的副院长组织实习动员大会。

7、由分管实践教学的副院长组织实习经验交流大会。

8、由分管实践教学的副院长组织实习优质课竞赛活动。

9、由分管实践教学的副院长、实习年级的年级辅导员及各实习队带队教师负责实习成果展版的制作。

10、由分管实践教学的副院长和实习年级的年级辅导员做出院实习工作总结。

11、由实习年级的年级辅导员及带队教师收集所有的存档资料。

                                  外国语学院

                             


外国语学院实验技术人员主要职责

1.热爱实验工作,刻苦钻研业务,遵守和执行有关规章制度,努力完成本职工作;

2.努力掌握实验原理和实验技术,不断提高业务能力和实验水平;

3.熟练掌握有关仪器设备的工作原理与操作使用,做好仪器设备的管理,维修,改进工作;

4.认真做好每次实验的准备工作及辅助工作,避免出现差错,保证实验顺利进行完成;

5.积极配合教师做好实验的更新改进工作;

6.积极参加科学研究工作,承担科研任务;

7.服从实验室主任的领导,在分工负责的基础上,团结协作;

8.做好实验室的管理,卫生和安全检查工作。

                         外国语学院实训教学部


外国语学院实验室专职人员职责

1.在实验室主任和教师的指导下完成实验装置的安装、调试工作,完成仪器设备的检查、校验和维修工作。

2.根据语言实验课程要求做好实验前的仪器、设备和器材的准备工作,保证课程的顺利进行。

3.做好实验室仪器的保管工作,保证帐、卡、物相符,完善仪器、设备和器材的调入、增减、调出、借用等手续。对仪器材料库的物资数量、规格、型号以及放置地点做到心中有数;柜中仪器遇卡片一一对号;摆设整齐,取放方便。

4.负责汇集各实验课的物资采购计划,根据及需求情况,提出整个实验课的采购计划。

5.根据实验室的安排,有计划地学习专业理论和实验理论,不断提高业务能力,接受相应的考核。

6.做好实验室的卫生工作,保持实验室及仪器设备的整洁。

7.做好实验室的防火、防盗工作,经常检查防火、防盗器材设施是否正常。

8.做好实验室主任分配的其它工作。

                           

                 外国语学院语言实验室

 


外国语学院辅导员考核办法

第一章  总则

第一条 为切实加强我院辅导员队伍建设,激励和促进辅导员不断提高政治素质和业务水平,认真履行岗位职责,根据《湖南科技学院辅导员考核办法》,制定本办法。

第二条 辅导员考核应坚持德才兼备标准,坚持定量考核和定性考核相结合、日常考核与集中考核相结合、自我评价与组织考核相结合的原则,考核工作力求公平、公正、公开,注重实效。

第三条 本办法适用于本学院所有辅导员。

第一章 考核内容与标准

第四条 辅导员考核以《湖南科技学院辅导员工作条例》规定的工作职责和工作实绩等为主要内容。主要包括思想政治素质、理论政策水平、从事思想政治教育工作的实绩和能力,尤其是在完成重大任务中的切实表现,重点是对其履行岗位职责情况的考核。

第二章 考核程序

第五条 辅导员的年终考核以100分为基数。其中日常考核占总分的30%,学生测评占总分的30%,学院及学生处测评各占总分的20%。

(一)日常考核:占30%。日常考核贯穿于学年的日常工作中,结合学院举行的各种检查和抽查结果,累计计分。每学期汇总一次。

1.辅导员电话正常工作日无条件24小时开机,学院因工作需要联系辅导员本人,电话无应答者,一次扣1分,累计超过三次者,每次扣2分。

2.学院抽查或检查发现辅导员无故不在工作岗位者,每次扣5分

3.辅导员日常工作发生学生投诉,经查明确是辅导员责任的,每次扣5分。

4.辅导员因工作失误,对学院工作造成重大影响者,每次扣15分。

(二)学生测评:占20%。学院以问卷调查、学生个别谈话等方式在广大学生中开展民主评议,掌握学生对辅导员的测评情况。

(三)学院测评:占20%。每学年由学院根据辅导员的实际表现和工作实绩,组织相关人员对辅导员的工作情况进行测评。

(四)学生处、团委等职能部门测评:占20%。每年度,请学生工作部门(学生处、团委、就业创业指导中心等)根据辅导员的日常工作表现对辅导员的工作情况进行测评。

(五)辅导员自我测评:占10%,每年度,辅导员结合自我实际情况及工作业绩向学院进行书面述职,并给定测评分。

第六条 每年度学院按照《湖南科技学院学院辅导员工作条例》规定的工作职责对辅导员工作进行一次考评,汇总各项测评和考核结果,报送学生处备案并全院公示。

第四章 考核结果及使用

第七条 以最后汇总结果进行排名,分数最高的评定为优秀,低于60分的评定为不合格。考核结果存入本人档案。

第八条 考核结果作为辅导员职务晋升、评奖评优、津贴发放等的重要依据。

第九条 凡连续两年考核不称职的辅导员,移交学校人事部门予以处理。

第五章、附则

第十条 在考核学年内,具备下列情况之一者,在总分成绩上加10分。

1.辅导员所带班集体中,有获省级以上表彰的;

2.在维护校园稳定等方面做出突出贡献,受到学校表彰的。

第十一条 在考核年度内,具备下列情况之一者,可以直接确定为不称职等级:

1.在师生中散布反对四项基本原则、影响校园和社会安定言论,造成恶劣影响的;

2.不接受工作任务,经教育不改的;

3.屡次不能按时完成组织交给的工作任务,造成不良影响的;

4.因疏于教育管理而发生学生严重违纪现象,造成恶劣影响的;

5.发生突发事件,在正常情况下未能及时到达现场并妥善处置的;

6.与学生发生冲突,造成恶劣影响的;

7.受到党纪、政纪处分及治安或刑事处罚的;

8.在学生党员发展、评优、评奖和学生资助等工作中弄虚作假,造成恶劣影响的;

9.对学生中的违纪行为隐瞒不报、故意包庇或纵容学生违纪,造成恶劣影响的。

10.因辅导员工作失误,对学院造成不良影响的。

第十二条 本办法自宣布之日起执行。

                                       外国语学院

                                   

外国语学院心理专干工作职责

1. 坚持党的教育方针,努力做好大学生思想政治和心理健康教育工作,以促进大学生人格完善、健康成长为宗旨。

2. 献身教育事业,热爱大学生心理健康教育与服务工作,努力钻研业务,不断提高业务水平及自身素质。

3. 积极参加心理健康知识的培训,并取得国家心理咨询师三级以上资格认证。

4. 认真做好本院大学生心理健康教育的宣传和指导工作,按时完成本院心理健康教育工作的计划与总结。

5. 定期为本院心理委员及信息员进行培训,定期指导学院学生开展心理主题班会活动。

6. 定期指导学院学生开展大学生喜闻乐见的心理健康活动(心理主题班会等),在学院营造积极健康向上心理氛围,以促进学生的心理健康。

7. 积极协助心理中心做好本院新生的心理健康状况普查工作,参与并协助班主任做好问题学生的初步访谈,在学院建立访谈学生的心理档案。

8. 遵守周报告和即时报告制度。每周将本院学生的心理动态信息报至心理中心,遇有突发或危机事件时,立即向学院主管学生工作领导及心理中心报告,并积极参与危机事件的处理。

9. 对学生的心理信息及心理档案等资料给予保密,不得公开议论、随意丢放或在无关人员间传阅。

10. 对每一位学生保持一份真诚、热情和爱心,以良好的精神状态和充沛的精力面对学生。

外国语学院学生工作领导小组

外国语学院综合办岗位职责

学院办公室是学院综合办事机构。主要负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信访处理、信息调研、档案管理、对外联络、综合管理服务等工作。具体职责为:
 1、综合协调全院各部门工作,督促落实学校的重大决策、重要工作安排和领导交办事项。

2、负责学院公文处理,及时签收、登记、交办、督办。做好保密工作和档案管理。

   3、协助院系领导做好院系内部与学校各职能部门的协调工作,负责学校各职能部门通知的传递工作,及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神,贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。

   4、负责学院信息调研工作,及时编写、上报信息宣传稿件;深入开展调查研究,为学校决策提供参谋服务。

   5、协助院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作。负责本院教职员工的考勤、考核、职称申报工作。

   6、组织安排全院性重要会议、活动和工作。负责学院公务接待和校内外的联络工作。负责接待本部门的外来办事人员,接听电话,礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。

   7、根据教学、科研及其他工作的需要,填报维修、添置办公用品的计划,领取和发放办公用品及备品,以保证正常教学的需要。负责保管院系公章,按学院制度规范使用公章。

   8、根据学院每年的经费预算,负责录入系统及报销各项活动的费用。

   9、负责院系会议记录、行政文件、各种档案及资料的收集、汇总和归档工作。

   10、其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作,做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。

外国语学院


外国语学院资料室工作人员岗位职责

一、热爱本职工作,敬业爱岗,有良好的服务态度和职业修养。

二、根据本院专业设置、教学与科研的需要及时掌握出版发行信息,协助学院领导搞好图书资料建设。

三、掌握资料室各项业务工作的基本技能,严格执行图书借阅制度,具有处理各项基本业务工作的能力。

四、按分编工作细则要求,对收藏的资料进行分类,并办理资料验收、登记及查账等工作。

五、根据本院专业设置和教学科研的需要,迅速、及时、准确地为图书馆提供书目信息,注意采集相关的文献、情报资料,不断提高资料的质量。

六、培养学生图书干事,不断提高他们的管理能力。

七、严格执行考勤制度,自觉守劳动纪律,坚守工作岗位,为读者提供一个整洁、安静的阅读学习环境。

八、妥善保管图书资料,及时整理装订图书,做好防尘、防霉、防蛀等工作。

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外国语学院办公室工作职责

办公室是行政、教学、科研、后勤等方面日常事务的管理和服务机构,由院长、综合办、教务办、资料员等工作人员组成,是院务委员会开展工作的参谋和助手,归属学院领导。为确保学院各项工作正常开展,特制定综合办公室岗位工作职责。

一、工作职责

1负责公文把关,文电、来信来访处理,印信管理,文书资料的档案管理和机要保密工作

2、负责学院规章制度的制定、修订;督促规章制度的贯彻实施;

3助院领导处理日常行政、教学管理事务:做好政治学习、业务学习及其他各种会议的安排和记录;检查督促各教学系部工作计划的制订、执行和完成情况;做好日常教学工作、毕业论文及教育实习管理工作;做好科研沙龙、讲座的安排,课题申报、结题、科研统计汇总等相关工作。做好教职员工的培训、进修、考核、职务晋升、新进教师应聘等工作。

4、负责行政印章管理,年终考核工作,年终酬金结算工作

5、协助院党总支开展思想政治工作,搞好师生队伍思想建设。

二、后勤保障工作职责

1负责学院办公用房的日常管理与维护,教学楼的修缮、维护和管理;负责学院国有资产的购置、管理工作。

2负责节假日值班安排工作

3负责兄弟院校来院考察学习的接待,师生及社会人员来访咨询服务

4负责学院办公用品和教学用品购置管理,按规定报销费

三、安全保卫工作职责

承担学院办公室安全工作,协助学院领导做好综治维稳工作,负责预防治安灾害事故的检查、查处、管理上报工作。
   办公室人员要热情待人,团结互助,廉治奉公,遵纪守法,严格遵守各项规章制度。办公室要置于广大师生员工监督之下,应虚心听取师生的意见和建议,切实改进工作方法和服务态度,不断提高服务质量和办事效率。

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外国语学院党政联席会议制度


  一、学院建立党政联席会议制度,涉及到学院工作中的重大事项,必须由党政联席会议集体讨论决定。
   二、参加党政联席会议的成员为学院党总支、行政领导班子全体成员。必要时可根据议题由党政主要负责人事先研究确定其他人员列席。
 三、按照学校有关规定,学院党政联席会议实行民主集中制原则。
 四、党政联席会的议题由学院党政主要负责人商定,区别不同事项由党组织负责人或行政负责人主持。其他成员需提交会议讨论的事项可事先提出。若非突发重大事件需要临时动议的,一般不列入会议议程。
 五、除临时召集的会议外,会议议题和有关材料要提前交送班子成员,以便作好议事准备。
 六、党政联席会一般应在全体成员到会时方能召开。到会者超过应到会人数的2/3,会议有效;因故不能出席会议的需请假;对议题如有意见或建议,可在会前提出。
 七、党政联席会议议事应一事一议。议事必须按照少数服从多数的原则。会议讨论作出的决定,须经应到会半数以上成员通过方为有效。与会者意见基本一致时可口头表决;如对某些问题存在分歧时可举手表决或采取无记名投票方式表决。若持不同意见人数接近,除紧急情况下必须按照少数服从多数原则执行外,可待进一步调研、论证、充分协商后讨论决定。必要时可报告校党委或校行政,请求裁决。
 八、对未能出席会议的成员,会后由召集人、主持人向其转告会议情况及决定。
 九、党政联席会议需要保密的有关内容和决议、决议形成的过程必须严格保密,违者追究相应责任。
 十、党政联席会议应制度化、规范化,原则上每两周召开一次,遇有重要情况可随时召开。
 十一、党政联席会议记录由学院行政秘书存档备查。有关内容以会议纪要形式在一定范围内公布,并报送分管校领导。
 十二、本规则未尽事宜均按照学校有关规定执行。

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收发文件、管理及保密制度

 

为了保证学院工作的条理性、有效性、保密性,特制定下列管理制度。

收文管理制度

   一、一切外事文、内引文(含纸质文件、电子文件和外出会议带来的文件、资料)均须交综合办公室文秘人员统一登记、统一分文、统一办存,其他人不得擅自拆封、自行分文或滞留在自己手中。

二、文件传递应垂直传送,按照先正职后副职,先承办人后阅办人的原则。不准搭传,及时登记文件所在部门、承办人。

三、按照领导要求做好催办、督办、协办、落实工作,要求阅办、承办人填写好落实情况。后由文档人员严格按照分文意见及时送达传阅、催办,填写承办结果并做好平时立卷,年终归档。

发文管理制度

一、凡以学院名义的对外行文(含电子稿和纸质稿),须在办公室办理登记编号手续。取得行文编号前,文档秘书要审查行文承办单的主要内容是否齐全。承办单内容有:领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否各个符合统一对外口径及文面格式要求。

二、对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交办公室一份完整资料,备存立卷归档(含电子稿和纸质稿)。

三、对外行文的范围、份数须在办公室登记备案并严格执行。

四、凡发出带有密级的文件,收文单位必须签收。凡密件或密封的要件一律由收件人拆阅。经办人不得拆封。

文件收发保密制度

、不得扩大密级文件的传阅范围,文件办结后及时清退归档。

、密级文件的发送,由专人传送。

不在公开场合谈论与文件有关的秘密事项,不对无关人员泄露任何文件秘密。

、加强印章管理,严格用印审批、登记制度。

、严格按照规定,进行计算机网络传递文件工作,做好电传保密工作。

外国语学院

外国语学院档案管理办法

为了进一步加强外院档案管理工作,充分发挥档案在行政、教学管理改革建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的规定,特制定《外国语学院档案管理办法》,具体内容如下:

   档案是指行政、教学、科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等,是反映行政、教学运行管理和建设的重要标志性材料。因此,档案包含纸质文档和电子文档。

档案管理要作为一项日常工作来完成,对纸质、电子物档案分类、分级存放在专用文件柜内,做好记录工作。文件盒摆放整体,保持卫生设置档案查阅、借还记录本。做到分类明确,归档准确随归随记,责任分明借阅有序,归还及时。确保档案材料保管妥善、安全。

一、档案的收集与积累

收集积累要求

1、管理人员负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、移交销毁和统计工作要做到集中、妥善、安全,用专用文件柜专用计算机管理,逐步建立档案数据库,实现数字化管理。

2明确文件归档时间、归档范围、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。

3纸化计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动同时必须随时备份。

4具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档文件同时存在相应的纸质、电子或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档确保其信息的真实性、安全性和完整性。

收集、积累方法

1每份归档文件均需填写在登记表中,并打印登记表与备份文件一同保存,并做好相关备份保存。

2用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

3电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

二、纸质、电子文件的归档。

应定期把符合归档条件的纸质、电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的电脑上,并备份

1、归档文件有有效性和完整性。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

2、在进行纸质文件归档工作时,应按其文件类别、文件号(从小到大排列)分门别类,各项档案年度要装订、打包整理,存档摆放要求整齐、卫生清洁,要有防火、防害、防盗等安全保证。

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

3把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第3套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作

4、可采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

6需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少4年。

三、电子档案的移交与保管。

1电子文件归档要核实有无病核实登记表、软件、说明资料等是否齐全后按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行保管。

2移交手续验收合格后,档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位一份自存。

3保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场,并与有害气本隔离。

4、借电子档案的封存载体不得外借。用时使用拷贝件,借用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内,还需遵守保密规定。

                                          外国语学院

                                       


外国语学院资料室管理条例

一、管理人员应热情为学院教学、科研服务,认真履行工作职责,做好保管和借阅工作。

二、建立健全图书帐册。新购进的图书要及时分类、编号、登记上架并定期清点核对,做到帐物相符。损坏的图书要履行注销手续。

三、图书室保持清洁、干燥、通风,做好防火、防尘、防霉、防蛀工作。

四、资料室图书原则上不外借。教师确有外借需要,应按借阅程序办理相关审批手续,且一次不得超过规定的本数,并按时归还。

五、做好图书的检查和修补工作,还书时要认真检查图书是否完好,管理员要及时修补损坏的书籍。

六、爱护图书,损坏赔偿。教育读者爱护借阅的图书,如有遗失,视情节按照赔偿或加倍赔偿,故意破坏者要从重处罚。

七、保持室内安静,禁止喧哗及接打手机,以免影响他人阅读。并保持室内整洁,严禁在本室内吸烟、用火、乱丢杂物,禁止将食物、饮料及危险物品带入本室内,禁止随意移动阅览桌椅。

八、节约用电,随手关灯、关取暖器和空调,加强治安保卫工作,保证图书资料安全。

                                         外国语学院

                                     


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